公司网站制作单位档案管理制度（基础健全版）
日期 : 2026-07-03 17:31:40
第一章 总则
第一条 制定目的
为规范公司网站制作、改版、运维、更新等全流程档案管理工作，健全网站专项档案归档、保管、查阅、保密、销毁等管理体系，保障公司网站建设相关资料的完整性、真实性、系统性、安全性，充分发挥档案资料在网站迭代优化、责任追溯、合规核查、品牌宣传、业务复盘等工作中的支撑作用，结合公司网站运营实际情况，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司官方主站、子站点、专题活动网站、移动端网站等所有公司权属网站，从前期策划、方案设计、页面制作、程序开发、测试上线、内容填充、改版升级、日常运维、停用下线等全生命周期产生的各类纸质档案、电子档案、多媒体档案。同时适用于所有参与网站制作、运维、管理的部门及工作人员。
第三条 管理原则
网站档案管理遵循“统一归口、专人负责、全程归档、真实完整、安全保密、规范高效、有据可查”的原则，做到网站建设事事留痕、件件归档、全程可追溯，兼顾档案利用效率与信息安全，适配公司数字化运营及合规管理要求。
第四条 归口管理部门
行政部/档案管理部门为公司网站档案归口管理部门，负责制度落地、档案归集、分类保管、台账更新、借阅管控、销毁备案等工作；市场部、技术部、运营部为网站档案责任部门，负责各自工作环节档案的整理、初审、移交工作；各部门配合做好网站档案的收集、归档与保密管理。
第二章 档案分类与归档范围
第五条 档案分类标准
结合网站制作全流程工作内容，将网站专项档案分为六大类，实行分类建档、编号管理，分别为：立项策划类、设计开发类、内容素材类、测试上线类、运维改版类、合规备案类。
第六条 具体归档范围
一、立项策划类档案
包含网站建设立项申请、可行性分析报告、建设方案、需求说明书、预算审批文件、项目立项批复、合作服务商遴选资料、合同协议、招投标文件、项目工作计划、会议纪要等前期立项及统筹资料。
二、设计开发类档案
包含网站架构方案、栏目规划方案、原型设计图、UI设计稿、版式规范文件、色彩字体标准、前端后端开发代码备份、程序源码说明、数据库设计文档、功能开发清单、模块开发文档、技术对接资料、第三方插件及接口使用资料等制作开发资料。
三、内容素材类档案
包含网站所有页面文案、产品介绍、新闻资讯、公告通知、企业文化、资质展示、联系方式等文本素材；网站所用图片、视频、图标、Banner海报、动画素材等多媒体资料；素材审核记录、内容校对记录表、版权授权证明、素材来源备案资料。
四、测试上线类档案
包含网站功能测试报告、兼容性测试报告、安全测试报告、Bug修复记录、试运行记录、上线审批单、域名备案资料、服务器部署文档、上线公告、初始页面定稿文件、上线验收报告、项目结算资料等上线相关资料。
五、运维改版类档案
包含网站日常运维日志、故障排查及修复记录、服务器维护记录、数据备份记录、页面更新记录、内容修改审批单、网站改版方案、改版开发资料、改版测试及上线资料、年度运维总结、网站访问数据分析报告等运维迭代资料。
六、合规备案类档案
包含ICP备案、公安备案、网络安全等级保护测评资料、网站合规自查记录、舆情监测记录、投诉处理记录、资质年审资料、行业合规整改资料等合规管理资料。
第三章 归档要求与流程
第七条 归档时效要求
1、常规阶段性资料：网站立项、设计、开发、测试、上线等阶段性工作完成后7个工作日内，由对应责任人员整理归档；
2、日常动态资料：网站内容更新、运维记录、故障处理、数据备份等日常资料，每月月末统一归集归档；
3、专项突发资料：网站改版、合规整改、应急处置、重大故障修复等专项工作资料，工作结束后3个工作日内完成归档；
4、年度汇总资料：每年12月末完成全年网站档案汇总、梳理、补录，完成年度档案立卷归档。
第八条 归档质量要求
1、真实性：所有归档资料必须真实有效，严禁伪造、篡改、删减档案内容，如实记录网站制作及运营全过程；
2、完整性：资料齐全、要素完整，文件名称、日期、审批签字、盖章、版本信息等关键要素无缺失，杜绝缺页、漏项、版本混乱问题；
3、规范性：纸质档案字迹清晰、纸张整洁、装订规范；电子档案格式统一、命名规范、版本唯一，无破损、模糊、乱码、缺失等问题；
4、系统性：按照项目、阶段、类别有序整理，分类清晰、组卷合理，做到同类资料集中归档，便于检索查阅。
第九条 归档流程
1、资料整理：各岗位工作人员完成本职工作后，按照归档范围及质量要求，整理相关纸质、电子、多媒体资料，梳理资料版本、形成时间、用途等关键信息；
2、部门初审：部门负责人对资料的完整性、真实性、规范性进行初审，审核通过后签字确认；
3、归口移交：初审合格的资料统一移交档案管理部门，移交时填写《网站档案移交清单》，注明资料类别、数量、份数、形成时间、移交人、接收人等信息，双方签字确认；
4、立卷归档：档案管理员对接收资料复核验收，验收合格后分类编号、登记台账、立卷存档，同步完成电子档案录入、备份，建立完整的档案检索目录。
第四章 档案保管管理
第十条 档案保管条件
1、纸质档案：存放于专用档案柜，存放环境干燥、通风、避光、防潮、防火、防虫、防盗，远离易燃易爆、腐蚀性物品，定期清理检查；
2、电子档案：存储于公司专用档案服务器、加密云盘及本地备份设备，实行双重备份机制，定期校验数据完整性，防止数据丢失、损坏、篡改；
3、多媒体档案：图片、视频、设计源文件等资料单独分类存储，统一命名归档，保留原始文件及定稿文件，杜绝随意删除、覆盖。
第十一条 档案台账管理
档案管理员需建立《公司网站档案管理台账》，详细记录档案编号、档案名称、类别、形成时间、归档时间、份数、保管期限、存放位置、借阅情况、销毁情况等信息，做到账档相符、动态更新，可随时检索核查。
第十二条 保管期限划分
1、永久保管：网站立项批复、核心合同协议、备案资质文件、全套上线验收资料、重大改版全套资料、合规年审核心资料等关乎公司权属、合规资质、核心权益的档案；
2、长期保管（10年）：网站开发源码、架构方案、完整设计稿件、年度运维总结、专项整改资料等重要运营技术档案；
3、短期保管（3-5年）：日常内容更新记录、常规运维日志、普通素材资料、月度数据报表等一般性动态资料。
第五章 档案查阅与借用管理
第十三条 查阅借用权限
1、公司内部员工因工作需要可申请查阅、借用对应网站档案，仅限工作用途，严禁私用、外泄；
2、外部单位、合作方、第三方机构查阅档案，需经部门负责人及分管领导审批同意，由专人陪同查阅，严禁私自复制、摘抄、外传；
3、涉密档案、核心源码档案、合规保密资料实行严格权限管控，仅部门负责人、分管领导及指定管理人员可查阅。
第十四条 查阅借用流程
1、申请登记：申请人填写《网站档案查阅/借用申请表》，注明档案名称、编号、用途、使用时间、申请人信息；
2、审批核准：普通档案由部门负责人审批，重要、涉密档案需上报分管领导审批；
3、登记领用：档案管理员核对审批信息，登记台账后提供档案查阅或借用服务；
4、归还核验：借用档案需在规定时限内归还，管理员核验档案完整性、完好性，确认无损坏、无外泄后注销借用记录。
第十五条 使用规范
查阅、借用档案时，严禁涂改、勾画、撕毁、抽取、替换档案内容；严禁私自拍照、录像、复制、传输涉密档案；电子档案查阅仅限内部设备，严禁私自下载、外传、转发。
第六章 档案保密与安全管理
第十六条 保密责任
所有接触网站档案的工作人员均承担保密责任，需严格遵守公司保密制度，严禁泄露网站源码、设计方案、商业素材、客户信息、合规涉密数据等核心档案信息。
第十七条 安全管控措施
1、电子档案存储设备设置密码保护，实行专人管理，定期更新密码，开启访问日志记录，全程追溯操作行为；
2、核心涉密档案单独加密存储，设置访问权限分级管控，杜绝无权限人员查阅、操作；
3、严禁私自将网站档案携带出公司、上传至外部平台、发送给无关人员；
4、档案管理人员定期开展档案安全自查，排查数据丢失、泄露、损坏等安全隐患，及时整改闭环。
第十八条 保密追责
因个人疏忽、违规操作导致档案损坏、丢失、泄露，造成公司品牌损失、经济损失或合规风险的，按照公司规章制度追究相关人员责任，情节严重的依法追责。
第七章 档案销毁管理
第十九条 销毁条件
达到保管期限、无留存价值、无后续利用及追溯意义的一般性网站建设档案，可按流程申请销毁；涉及未完结项目、纠纷、合规核查、权属争议的档案，不得销毁，需顺延保管期限。
第二十条 销毁流程
1、梳理统计：档案管理员定期对到期档案进行梳理，统计拟销毁档案清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因；
2、审核审批：填写《网站档案销毁审批表》，经部门负责人、分管领导逐级审核签字，报备公司管理层审批；
3、监督销毁：由两人及以上专人全程监督销毁，纸质档案粉碎销毁，电子档案彻底删除、清除备份，杜绝残留恢复可能；
4、备案留存：销毁工作完成后，完整留存销毁审批表、销毁清单、销毁记录，归档备查，永久留存销毁台账。
第八章 责任划分与考核
第二十一条 岗位职责
1、经办人员：负责本人工作环节档案的及时整理、初审、移交，对资料的真实性、完整性负责；
2、部门负责人：负责本部门网站档案工作的统筹管控、审核把关，督促员工落实归档要求；
3、档案管理员：负责档案的归集、保管、台账、借阅、保密、销毁、自查等全流程管理工作，保障档案管理规范有序。
第二十二条 考核追责
1、对严格落实本制度、档案管理规范、工作成效突出的部门及个人，纳入公司日常评优考核；
2、出现未按时归档、资料缺失、档案损坏、台账混乱、违规借阅、泄露档案信息、私自销毁档案等违规行为的，予以通报批评，责令限期整改；
3、因档案管理失职引发合规风险、经济损失、品牌负面影响的，依规追究相关人员责任。
第九章 附则
第二十三条 制度落地
本制度由公司行政部/档案管理部门负责解释、修订与落地执行，各部门需严格遵照执行。
第二十四条 制度生效
本制度自发布之日起正式生效，原有相关网站档案管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。
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